TEXCIS TRADE - Профессиональное Телекоммуникационное Оборудование
Адрес: 117279, Москва
ул. Профсоюзная 93A
 
Тел: +7 (495) 500-03-02
На главную
Карта сайта
Написать письмо

Как автоматизировать продажи и логистику

Компания Тексис Груп занимается системной интеграцией и поставкой широкого спектра профессионального телекоммуникационного оборудования. Специфика компании состоит в том, что она продает продукцию, которую сама не производит. Поэтому для нее очень важны тесные деловые контакты с фирмами-поставщиками. Однотипное оборудование могут предлагать несколько вендоров. Мы должны подобрать клиенту наиболее эффективный вариант, а для этого надо знать, кто из поставщиков каким количеством товара располагает и по какой цене его предлагает.

Для оперативной обработки огромного потока поступающей информации требовались большие трудозатраты со стороны менеджеров, что, к сожалению, приводило к ошибкам в их работе.

Я, как руководитель компании, хочу знать своих заказчиков и всех, кто к нам обращается. Менеджеры соответственно должны знать клиентов, с которыми они работают. Кто покупает у нас оборудование? Сколько раз та или другая компания обращалась к нам? Какая цена более привлекательна? Какая система скидок более эффективна? Какие счета оплачены, какие нет и почему? Чтобы получить ответы на эти вопросы, требуется немало времени.

До внедрения системы автоматизации открытым в компании оставался и вопрос документооборота. Наши сотрудники довольно часто выезжают к клиентам, посещают курсы повышения квалификации, семинары. Однако отсутствие сотрудника в офисе никак не должно сказаться на заказчиках и поставщиках, с которыми он работает. Другими словами, работа менеджеров должна стать «прозрачной», а результаты ее документироваться, причем документы эти должны храниться так долго, как это потребуется. Тогда, даже если менеджер, работающий с данным клиентом, выехал на переговоры, ушел в отпуск или заболел, — ничего страшного не произойдет: вся история его контактов с клиентом зафиксирована, работать с ним смогут другие сотрудники.

Варианты автоматизации

Специфика нашей деятельности требует решения двух задач: оптимизации бизнес-процессов и их дальнейшей автоматизации. Первую задачу можно решить «малой кровью», а вот автоматизация невозможна без значительных затрат времени и ресурсов.

Самый простой путь — использование уже готовых систем. Однако анализ показал, что по-настоящему удобной для нас системы, которая решала бы все задачи, не существует. Менеджеры пытались самостоятельно вести клиентские базы и деловые заметки, используя несколько программных продуктов. Но накопленная информация оставалась доступной только для одного сотрудника, что осложняло контроль за его деятельностью.

Другой вариант — разработка и внедрение корпоративной системы сторонними организациями — был исключен ввиду наличия собственных специалистов. Поэтому разработку системы поручили подразделению INITLINE, которое специализируется в области комплексной автоматизации предприятий, используя как готовые решения на базе продуктов Microsoft, «1C», так и собственные разработки.

Первоначально поставленная задача заключалась в следующем: разработать «с нуля» систему автоматизации, включающую в себя модули продаж и логистики.

C одной стороны, мы понимали сложность и длительность проекта. С другой стороны, на момент его инициации специалисты подразделения было хорошо знакомы со спецификой деятельности компании, и стоимость проекта фактически превратилась в себестоимость.

К тому же INITLINE обладала ценным опытом: около 30% ее проектов предназначались для внутреннего использования. В их числе — система «Курьер», предназначенная для оформления и планирования доставок товара; информационный интернет-портал с каталогом товаров и возможностью их заказа; система учета рабочего времени сотрудников; внутренний корпоративный сайт.

Приступая к созданию корпоративной системы, получившей название Sales & Logistics, наши специалисты провели полное обследование компании. В результате появились предложения по повышению эффективности отдельных бизнес-процессов, было разработано техническое задание и сформирована стратегия разработки и внедрения системы.

Реализация

Разработка макета системы заняла три месяца. Результатом этого этапа стала формализация основных бизнес-процессов.

Следующий шаг предусматривал интеграцию с уже существующей конфигурацией «1С:Торговля и Склад» и «1С:Бухгалтерия». Необходимо было также формализовать информацию, поступающую от поставщиков, о состоянии их складов. Это был необходимый минимум для запуска системы в эксплуатацию. С момента инициации проекта до появления первой версии прошло шесть месяцев. К этому времени завершилась и разработка пользовательской документации.

Перед запуском системы пользователи прослушали учебный курс.

Практическое применение Sales & Logistics позволило повысить производительность труда.

Вместе с тем выявились и слабые стороны проекта:

  • отсутствие в системе модуля, описывающего работу склада, а значит, невозможность полного отказа от программы «1С:Торговля и склад»;
  • не была решена задача мониторинга состояния работы менеджера с конкретным клиентом;
  • недостаточная конфиденциальность информации;
  • каталог номенклатуры товаров, включающий около 100 тыс. наименований, создавал большую нагрузку на сервер, что снижало производительность системы.

Стало ясно, что система требует развития Вместе с тем полученный опыт и проведенные маркетинговые исследования показали: подобные системы востребованы небольшими торговыми компаниями.

Поэтому мы приняли решение продолжать работу и заняться продвижением системы на рынок.

Специалисты разработали новую модель: каждый заказ клиента — это проект, включающий в себя комплекс работ. Проект — это верхний уровень иерархии, у него есть ряд подчиненных событий. Поступление заказа инициирует начало работы над проектом.

Менеджер, в зависимости от пожеланий клиента и возможностей, устанавливает сроки по всем ключевым этапам исполнения заказа: формированию коммерческого предложения, выставлению счета, доставке товара.

Далее система в автоматическом режиме отслеживает установленные сроки и при их наступлении выдает напоминание менеджеру. Также при инициации проекта указываются все службы, которые будут участвовать в нем, например менеджер отдела доставки или менеджер, выставляющий счет.

На начальном этапе развития проекта использовалась единая база данных для отдела продаж и для организации доставок. Однако многие торговые компании, в том числе и наша, представляют собой холдинги, которые обслуживаются единой службой доставки.

С точки зрения ведения бизнеса нежелательно, чтобы клиентские базы торговых компаний, входящих в состав холдинга, были объединены. У каждой компании есть определенная номенклатура товаров, свой круг заказчиков.

Поэтому мы решили отделить модуль логистики от модуля продаж. Заявки в модуле логистики стали формироваться на основе нескольких независимых БД отделов продаж компаний, входящих в торговый холдинг. Это обеспечило конфиденциальность информации, уменьшило размер БД в каждой из компаний, обслуживаемых единой службой доставки.

Результаты разработки

В итоге получилась система Sales & Logistics, предназначенная специально для торговых компаний.

Она позволяет в рамках одного программного пакета вести историю работы с клиентом, видеть все запросы, цены, по которым производилась продажа, выставлять счета, отслеживать поступление денег и оборудования на склад, своевременно реагировать на события.

Система Sales & Logistics информирует о наличии товаров на складах поставщиков, транзитах оборудования, ценах. В результате сокращается время работы с клиентом. Приведем лишь один пример: отображение складов поставщиков с помощью нашей системы экономит до 25% рабочего времени менеджера.

С помощью Sales & Logistics служба доставки может более четко планировать и организовывать доставку товаров. Важно, что система позволяет не только оптимизировать работу автотранспорта и курьеров, но и учитывать фактические затраты времени, сократить простои, словом, повысить производительность труда на этапе доставки.

Поскольку заявки формируются и направляются в службу логистики непрерывно в течение всего рабочего дня, то имеется возможность оперативно внести изменения в уже сформированный план доставок.

Предусмотрена также удаленная работа с системой. Она осуществляется посредством Web-интерфейса, позволяет получить информацию о любых событиях и управлять ими.

Планы дальнейшего развития

Следующая версия будет дополнена модулем учета рабочего времени сотрудников. Такое решение в виде отдельного пакета уже есть и успешно функционирует в компании. Детальные отчеты используются как основной инструмент при расчете заработной платы.

Кроме того, секретарь, отвечая на телефонные звонки, располагает информацией о том, кто из сотрудников находится на рабочем месте.

В перспективе появится возможность планирования доставок товаров различными видами транспорта — авиационным и железнодорожным. Следующий шаг — контроль за движением товаров в реальном режиме времени.

Статья размещенная в журнале «ИТ БИЗНЕС CRN» №20 (289), 31 октября 2007 года

Внутренний курс:

1 USD = 60.65 руб.
1 EUR = 71.21 руб.
 
на 23.11.2017
Внимание: все расчеты производятся только в безналичной форме.

Каталог:

Поиск по каталогу:

Обратная связь:

Помогите нам стать лучше и удобнее
для Вас:

Plantronics

Выполняемые работы


главная | о компании | новости | статьи | контакты | карта сайта
 
Rambler's Top100 Поисковая оптимизация и продвижение сайта - Seo61.ru
© 2003-2014 Texcis Trade
Профессиональное Телекоммуникационное Оборудование

ул. Профсоюзная 93А.
тел: +7 (495) 500-03-02

На главную
Карта сайта
Написать письмо